Totem – TOvární sysTEM

Jedná se o interní TOvární sysTEM. Aplikace souhrnně spravuje evidenci klientů a fakturaci našich projektů.

Aplikace mimo jiné zahrnuje:

• evidenci klientů
• evidenci projektů
• projekty se dělí na úkoly – jasně ohraničené jednotky práce
  • úkol se přiřazuje pracovníkovi, který je zodpovědný za jeho splnění
    • splněné úkoly jsou hodnoceny manažery, což motivuje zaměstnance k vyšším výkonnům
  • mezi úkoly je možné definovat závislosti (např. první je nutné design webu navrhnout, pak vytvořit a až poté nařezat)
• evidenci práce na projektech s přesností na minuty (časometr)
  • tato evidence slouží pro klienta jako přehled odvedené práce k rámcové smlouvě
• správa požadavků (anglicky issue tracking, popř. bug tracking)
  • klienti mohou do Totemu zadávat požadavky na úpravy svých projektů
  • je-li požadavek schválen oběma stranami, mění se požadavek na úkol a začne se na něm pracovat
• pracovní kalendář umožňuje zaměstnancům definovat si vlastní pracovní dobu
  • je možné jím naplánovat návštěvu lékaře, dovolenou, nebo třeba teambuildingovou akci
  • díky tomu Totem i manažer přesně ví, kdy bude zaměstnanec pracovat
• plánování práce
  • dle existujících úkolů a pracovního kalendáře továrníků dokáže Totem vytvořit optimální plán práce
    • bere v úvahu priority úkolů, termíny, vztahy mezi úkoly (práce na úkolu B může započít až po dokončení úkolu A).
    • z evidence všech potřebných dat dokáže Totem informovat manažery o tom, zda a jak se stíhají termíny
• evidenci jiných, než pracovních nákladů k projektům
• fakturace projektů a práci s fakturami
  • zálohové faktury
  • řádné faktury
  • storna
  • automatické zpracování plateb k fakturám
  • hlídání splatností faktur s rozesíláním upozornění klientům
• správa webhostingů
• správa domén
  • automatické prodlužování registrace domén
• cashflow
  • odeslané (nezaplacené) faktury
  • odhady projektů
  • výplaty zaměstnancům a fakturantům
  • fixní a jiné náklady (např. provoz serverů)
• detailní přehledy a statistiky
  • přehled projektů
    • kolik A kým se na projektu odpracovalo
    • finanční bilance (příjmy – náklady)
    • kolik už bylo vyfakturováno klientovi, zbývá
  • statistika pracovníka
    • celková odpracovaná pracovní doba, průměrná měsíční, podíl oprav vlastních chyb
    • hodnocení dokončených úkolů, průměrně za měsíc
    • reálná hodinová sazba a její vývoj (plat / odpracovaný čas)
• komplexní správa uživatelů
  • uživatelé se dělí do několika rolí, které se liší úrovní přístupu:
    • manažer
    • zaměstnanec (vývojář) – zadávání řádků časometru, práce s úkoly, nastavení vlastní prac. doby
    • klient – přehled vlastních projektů a zadávání požadavků
    • díky granularitě uživatelských práv je velmi snadné vytvořit uživatelskou roli „na míru“
  • uživatelům je možné nastavit pevný plat nebo hodinovou sazbu

Čas potřebný na tyto administrativní činnosti se po zavedení systému zkrátil na cca desetinu.